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Lohnsteuerkarte bald nur noch in digitaler Form

Ab 2013 gehört die Lohnsteuerkarte in Papierform endgültig der Vergangenheit an. Die Einführung der elektronischen Steuerkarte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer schafft einige Erleichterungen, es muss allerdings auch einiges beachtet werden, damit die Höhe des Lohnsteuerabzugs auch tatsächlich stimmt.
In der Regel führt der Arbeitgeber automatisch die von Arbeitnehmern zu zahlende Lohnsteuer an die Finanzverwaltung ab. Damit die Höhe entsprechend den Steuergesetzen richtig berechnet werden kann, benötigt der Arbeitgeber diverse Informationen des Arbeitnehmers, die sogenannten Lohnsteuerabzugs-Merkmale. Dazu zählen zum Beispiel die Lohnsteuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge sowie die Höhe weiterer Freibeträge und die Religionszugehörigkeit.
In der Vergangenheit standen diese Informationen auf der Lohnsteuerkarte, die der Arbeitnehmer bis 2010 von der Gemeindeverwaltung erhielt und an seinen Arbeitgeber weiterreichen musste. Durch eine gesetzliche Regelung wurden beziehungsweise werden Arbeitgeber und Unternehmer zur elektronischen Übermittlung von Lohnsteuer-Bescheinigungen und bestimmten Steueranmeldungen verpflichtet.

Registrierung ist notwendig

Bereits seit 2005 werden diesbezüglich diverse lohnsteuerrelevante Informationen wie Jahreslöhne, -steuern und -abgaben elektronisch von den Arbeitgebern an die Finanzverwaltung übermittelt. Damit entfiel auch die Notwendigkeit, dass Arbeitgeber die Lohnsteuerkarten am Ende des Jahres an ihre Arbeitnehmer zurücksenden.
Die für die Übermittlung dieser und anderer Steuerdaten notwendigen Schnittstellen stellt die Finanzverwaltung bereits mit der online aufrufbaren „Elektronischen Steuererklärung“ (Elster) unentgeltlich zur Verfügung. Zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuer-Bescheinigungen ist bereits seit 2009 eine Elster-Authentifizierung vorgeschrieben, eine Registrierung auf der Elster-Webseite, bei der ein Zertifikat erstellt wird.
Seit 2011 gibt es keine Lohnsteuerkarte mehr in Papierform. Alle, die bisher noch keine Lohnsteuerkarte erhalten haben und erstmalig einer lohnsteuerpflichtigen Tätigkeit nachgehen, wie etwa Berufseinsteiger, bekommen seither anstelle einer Lohnsteuerkarte vom zuständigen Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung.

Was Elstam ist

Laut dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) soll die papiergebundene Übertragung der Lohnsteuerabzugs-Merkmale nun endgültig ab dem 1. Januar 2013 vom elektronischen Verfahren, das die Bezeichnung Elstam – „Elektronische Lohnsteuer Abzugsmerkmale“ - trägt, abgelöst werden.

Der Elster-Webseite ist zu entnehmen, dass ab dem 1. Januar 2013 neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung, dem Antrag auf Dauerfristverlängerung, der Anmeldung auf Sondervorauszahlung eben auch die Lohnsteueranmeldung nur noch mit einem elektronischen Zertifikat übermittelt werden kann. Ab diesem Zeitpunkt erhält der Arbeitgeber zudem die Lohnsteuerabzugs-Merkmale direkt von der Finanzverwaltung.
Für die Übermittlung ist unabhängig davon, welche Software hierfür benutzt wird, die Registrierung am ElsterOnline-Portal zwingend notwendig. Die meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungs-Produkte kommerzieller Softwareanbieter haben eine derartige Elster-Schnittstelle integriert. Die Steuerverwaltung hat zudem ein eigenes Steuerprogramm entwickelt, das ElsterFormular, das sich nach den Steuerformularen orientiert und mit dem ebenfalls die Übermittlung möglich ist.

Wartezeiten vermeiden

Die Steuerbehörden empfehlen, die notwendige Registrierung demnächst vorzunehmen, wenn dies noch nicht geschehen ist, da zum Ende des Jahres aufgrund des erhöhten Registrierungs-Aufkommens mit Wartezeiten zu rechnen ist.
Der Arbeitgeber benötigt zum Abruf der entsprechenden Elstam-Daten des Arbeitnehmers nur dessen Steueridentifikations-Nummer und Geburtsdatum.
Nach Angaben von Kristina Wogatzki, Sprecherin des BMF, können Arbeitgeber das Elstam-Verfahren bereits ab 1. November 2012 freiwillig nutzen.

Kulanzfrist wird noch mitgeteilt

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) hat bezüglich des Elstam-Verfahrens diverse Informationen auf seiner Webseite bereitgestellt. Unter anderem bestehe demnach ab dem 1. Januar 2013 für jeden Arbeitgeber die Pflicht, die elektronische Übertragung anzuwenden. Allerdings gewährt die Finanzverwaltung eine Kulanzfrist bis zum 31. Dezember 2013.
Ab dem erstmaligen Elstam-Abruf verlieren nach Angaben des DStV die Lohnsteuerkarte 2010 und die Ersatzbescheinigungen 2011 beziehungsweise 2012 ihre Gültigkeit.
„In jedem Fall“, so Wogatzki vom BMF, „sind die Lohnsteuerkarte und die Ersatzbescheinigung für den Fall eines Arbeitgeberwechsels aufzubewahren.“ Eine Rückrechnung auf den 1. Januar 2013 erfolgt nicht, wenn zu einem späteren Zeitpunkt das Elstam-Verfahren eingesetzt wurde.

Onlineauskunft für Arbeitnehmer

Wie Kristina Wogatzki vom BMF mitteilt, werden mit Beginn des Verfahrens „die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach entsprechender Registrierung die Möglichkeit erhalten, ihre Elstam über das ElsterOnline-Portal einzusehen“.
Steuerrelevante Änderungen wie beispielsweise eine Heirat werden von der jeweiligen Meldebehörde automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern, das für die Elstam-Datenspeicherung sowie Weiterleitung zuständig ist, übermittelt. Für den Arbeitnehmer heißt das, dass er sich beim zuständigen Finanzamt nur noch melden muss, wenn er beispielsweise eine ungünstigere Steuerklasse wählen oder den Kinderfreibetrag übertragen möchte.
Kristina Wogatzki konkretisiert dies an einem Beispiel: „Bei einer Heirat wird automatisch die Steuerklasse IV für beide Ehegatten berücksichtigt. Sofern die Ehegatten eine andere Steuerklasse wählen wollen (III/V oder Faktorverfahren), müssen sie dies beim zuständigen Finanzamt beantragen.“

Anträge für Freibeträge weiterhin notwendig

Auch mit der elektronischen Lohnsteuerkarte ist es für den Arbeitnehmer notwendig, wenn er bestimmte Freibeträge nutzen möchte, die entsprechenden jährlichen Anträge neu zu stellen.
Nach Angaben des BMF gilt: „Wer Freibeträge berücksichtigen lassen möchte, beispielsweise als Berufspendler oder bei volljährigen Kindern, kann ab Oktober 2012 beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt den entsprechenden Antrag stellen – zur Vermeidung langer Wartezeiten am besten auf dem Postweg. Damit mit der ersten ‚elektronischen Abrechnung‘ nicht netto weniger in der Lohntüte ist – und die Freibeträge erst im Rahmen des Lohnsteuerausgleichs berücksichtigt werden können –, müssen die Freibeträge bis zum Jahresende 2012 beantragt werden.“
Ausnahmen sind nach Angaben des BMF Kinderfreibeträge und Pauschbeträge für behinderte Menschen, die auf Antrag mehrjährig berücksichtigt werden, wenn ein solcher Antrag bereits für das Kalenderjahr 2012 gestellt worden ist. Dann ist eine erneute Beantragung für 2013 nicht erforderlich. Unter www.elster.de werden Informationen zur elektronischen Lohnsteuerkarte fortlaufend aktualisiert.


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