Das Ordnen und Aussortieren der verschiedensten Papiere und Schriftstücke stellt viele vor ein Problem. Insbesondere sollte man wissen, welche Unterlagen weggeworfen werden können und welche besser noch aufzubewahren sind.
Für Unternehmer und Selbstständige gibt es verschiedene gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Beispielsweise besteht eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für diverse steuerlich relevante Unterlagen sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Handelsbücher und die Eröffnungsbilanz sind nach Paragraf 147 AO (Abgabenverordnung) sogar zehn Jahre lang aufzubewahren. Zwar gibt es für Privatpersonen nahezu keine derartigen Regeln, allerdings sollten bestimmte Fristen eingehalten werden, um Probleme zu vermeiden.
Rund um die Steuererklärung
Grundsätzlich sollte jeder Kaufbeleg, jede Rechnung und jeder Zahlungsnachweis auf steuerliche Absetzbarkeit geprüft und eventuell für das Anfertigen der entsprechenden Steuererklärung aufbewahrt werden. Das gilt beispielsweise auch für Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen. Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen sollten fünf Jahre aufgehoben werden, auch wenn hierzu keine gesetzliche Regelung besteht.
Die Bescheide sind nämlich häufig für die Beantragung staatlicher Hilfen – beispielsweise für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – nötig oder werden von vielen Institutionen wie Banken als Einkommensnachweis gewertet. Viele Steuerbescheide sind zudem nur vorläufig und sollten so lange zur Verfügung stehen, bis sie endgültig rechtskräftig werden.
Garantie und Gewährleistung
Grundsätzlich ist es zudem ratsam, Kaufverträge beziehungsweise Rechnungen mindestens zwei Jahre lang – das entspricht der Dauer der gesetzlichen Gewährleistung – aufzubewahren, um den Kauf beweisen können. Nach dem Neukauf von beweglichen Gütern wie Möbeln oder Elektrogeräten können Verbraucher nämlich gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgende BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) innerhalb von zwei Jahren aufgetretene Mängel des erworbenen Produkts beim Händler geltend machen.
Wurde eine Händler- oder Herstellergarantie gegeben, ist es sinnvoll die Kaufunterlagen inklusive der Garantieerklärung bis zum Ende der Garantiezeit, die von der Dauer der Gewährleistung abweichen kann, aufzuheben. Bei wertvollen Gütern empfiehlt es sich, den Kaufbeleg als Nachweis über den Wert für einen späteren Verkauf, eine Beschädigung oder einen Verlust auf Dauer aufzubewahren.
Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Verbraucher
Für Handwerkerrechnungen rund um den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude gilt eine fünfjährige Verjährungsfrist bei Mängeln. Entsprechend lang sind daher die dazugehörenden Rechnungen zu verwahren. Übrigens: Eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gilt gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) für Unterlagen im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten oder Reparaturen an einer Immobilie oder einem Grundstück auch für Privatpersonen.
Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege – also auch Kontoauszüge – müssen mindestens zwei Jahre aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnungen ausgestellt sind. Rechnungen vom Januar 2011 dürfen folglich erst mit Ablauf des Jahres 2014, also nach fast drei Jahren, vernichtet werden.
Der Kontoauszug als Nachweis
Experten empfehlen, Kontoauszüge drei Jahre aufzuheben. Zum einen kann in diesem Zeitraum das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die steuerlich abgesetzt wurde, anfordern. Zum anderen unterliegen fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten, einer dreijährigen Verjährungsfrist. Innerhalb dieser Frist kann der Verbraucher mit einem entsprechenden Kontoauszug beispielsweise die Begleichung der zugehörigen Rechnung nachweisen.
Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen, wie Miete oder Unterhalt, gelten bis zu vier Jahre später noch als Beleg und sollten entsprechend lange verwahrt werden. Bei Mietverhältnissen gilt in der Regel eine dreijährige Verjährung, zum Beispiel auf Rückzahlungs-Forderungen oder Erteilung der Nebenkostenabrechnung seitens des Mieters sowie Mietforderungen seitens des Vermieters. Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen sollten daher mindestens drei Jahre lang auch nach einer Beendigung des Mietvertrages aufbewahrt werden.
Langfristig aufheben
Unterlagen zu Spar- und Darlehensverträgen, Geldanlagen und Krediten sind als Nachweis über die gesamte Vertragslaufzeit aufzubewahren. Versicherungsdokumente wie Policen und Nachträge (Mitteilungen über Vertragsänderungen) sollte man für mögliche Rückfragen oder Forderungen bis zu einem Jahr nach Vertragsbeendigung verwahren. Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen, Nachweise über Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge sowie Ausbildungs- und Studienzeiten hebt man am besten mindestens so lange auf, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt wurde.
Um sicherzugehen, sind Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten 30 Jahre lang zu deponieren. Einige Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Zeugnisse, Pässe, Führerschein, Kraftfahrzeugschein und -brief sowie Unterlagen rund um den Erwerb von Wohneigentum sollten nie entsorgt werden. Empfehlenswert ist es, besonders wichtige Unterlagen in Kopie an einen externen Ort getrennt von den Originalen zu hinterlegen. So sind diese auch im Falle eines Brandes als Nachweis verfügbar.
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